Por qué son necesarios libro registros corporativos

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Por qué son necesarios libro registros corporativos

Los registros corporativos son generados por la junta directiva de su corporación

Por qué son necesarios los registros corporativos
Los registros corporativos son necesarios para demostrar que la corporación está funcionando correctamente según lo exige el Servicio de Impuestos Internos, para demostrar que la corporación es una entidad separada y para mantener el escudo corporativo de responsabilidad.

Cómo se crean
Los registros corporativos son generados por la junta directiva de su corporación. La junta crea documentos tales como los artículos de incorporación de su corporación y los informes anuales. La junta también crea y edita documentos como mociones y actas durante las reuniones de la junta.

El secretario corporativo generalmente se designa para mantener todos los registros corporativos. Por supuesto, todos los registros deben estar firmados y cualquier acción realizada debe tener documentación. Si la corporación tiene acciones, el secretario corporativo (generalmente la oficina de este individuo) realiza un seguimiento de los registros de propiedad de las acciones. El secretario corporativo también pasa lista en cada reunión de la junta, anotando qué miembros de la junta están presentes y ausentes.

Resoluciones de la Junta
Los directorios corporativos aprueban políticas y resoluciones generales (decisiones), y no se involucran en la toma de decisiones diaria del negocio. Una de las actividades más importantes de una junta corporativa es tomar resoluciones. Las resoluciones son documentos que registran las decisiones de la junta. Las resoluciones corporativas se pueden hacer sobre muchos asuntos, que incluyen:

Registros de las principales transacciones de la corporación.
•Aprobaciones de contratos
•Registros de compra o venta de bienes inmuebles (terrenos y edificios)
•Contratación o despido de un gran número de empleados
•Expansión a un nuevo mercado o una nueva ubicación
Todas estas decisiones, y más, deben ser registradas.

Qué otros registros deben incluir

Los artículos de incorporación y cualquier artículo que modifique este documento. Estos artículos se archivan en su estado, pero aún necesita una copia del original y todos los cambios.
•Estatutos Sociales. Los estatutos son los principios rectores que rigen el trabajo de la junta directiva de la corporación. Los estatutos incluyen los deberes de los funcionarios corporativos, información sobre la reunión anual y cómo la junta establece la política y los votos.
•Actas de todas las reuniones de accionistas y directores, incluida la reunión anual
Informes anuales
•Un registro de acciones para realizar un seguimiento de las transacciones de acciones y la propiedad de acciones.
•Negocios societarios y resoluciones fiscales
•Resoluciones de contratación y nombramiento
•Resoluciones de conflictos de interés del director
•Resoluciones de préstamos a y por la corporación
•Resoluciones en materia de beneficios a los empleados y planes de retiro
•Resoluciones de dividendos en acciones
•Formación de su junta y mantenimiento de registros

A medida que forma su corporación, deberá consultar con su estado para asegurarse de que está siguiendo las pautas estatales para organizar y administrar su corporación. Todos los estados tienen regulaciones específicas que rigen las corporaciones. 

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Los libros coporativos son uno de los instrumentos a mantener y demostrar que esta funcionando de la manera requerido por el Servicio de Impuestos (IRS) y las leyes del estado de la Florida.

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